Productividad para Dummies


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La productividad en el trabajo o en cualquier tarea que tengamos que llevar a cavo  es un aspecto crucial del éxito que podamos cosechar durante nuestras vidas. ¿Qué es ser productivo? Simplemente hacer más y mejor en menos tiempo. Los dos elementos principales a tener en cuenta cuando se habla de productividad son: (1) la distribución que hagamos del tiempo de que disponemos; y (2), el aprovechamiento de ese tiempo (siendo el nivel de concentración que consigamos el factor clave para que aprovechemos el tiempo más o menos).

Existen numerosas técnicas y consejos que se pueden seguir para mejorar la productividad pero, tal y como indica el título de este artículo, yo voy a explicar una técnica para principiantes, comúnmente conocidos como Dummies. Además, es una técnica tan simple y efectiva que estoy seguro que puede ser de utilidad a todo el mundo (Dummies o no) y para todo tipo de tarea a realizar: estudiantes, trabajadores en cualquier puesto y sector, artistas y un largo etc. De hecho, es una de mis técnicas favoritas para asegurarme que cumplo con mis encargos y obligaciones. Sin más demora os voy a explicar paso a paso en qué consiste esta maravillosa técnica a la que yo llamo: La División del Tiempo en Bloques.

En qué consiste la Técnica de la División del Tiempo en Bloques

Cómo su nombre indica, esta técnica básicamente consiste en coger un periodo de tiempo determinado y dividirlo en bloques diferenciados de tiempo, destinando cada uno de los bloques resultantes a una tarea concreta. Con un ejemplo se verá más claro. Pongamos por caso que soy un estudiante y tengo tres exámenes de aquí a dos semanas. Típica situación de caos que todos en algún momento nos hemos visto obligados a afrontar. ¿Cuál sería la mejor forma de proceder para estudiar los tres exámenes y llevarlos lo mejor preparados posible? Obviamente, sin dejarnos la vida en ello. Pues según mi parecer, no sé si la mejor opción, pero seguro que una de las mejores, es la de aplicar la técnica de la división del tiempo en bloques, que concretamente consistiría en dividir el día en tres claros bloques y dedicar a cada uno el estudio de un examen. Por lo tanto estudiaríamos cada día para los tres exámenes dedicando, a cada uno de ellos, más o menos la misma fracción de tiempo durante las dos semanas. Más gráfico aún. La división se haría de la siguiente forma: por la mañana de 10 am a 2 pm (4 horas) se estudiaría Matemáticas; por la tarde de 4 pm a 9 pm (5 horas) se estudiaría Física; y, por último, por la noche de 10 pm a 1 am (3 horas) se estudiaría Dibujo. Esto hace un total de 12 horas de estudio al día, lo que resulta en dos semanas en 168 horas totales dedicadas al estudio. En cuanto a cada asignatura: 56 horas dedicadas a las Matemáticas, 70 horas para la Física y 42 horas para el Dibujo.

La relevancia de las tareas y la Ley de Pareto

Esta técnica  está especialmente diseñada para ser aplicada con tareas relevantes, difíciles o largas. Aunque ello no impide que se pueda destinar un bloque a la realización de tareas menores.

Según la Ley de Pareto (o Regla 80/20) el 20% de una acción produce el 80% de sus efectos, mientras que el 80% restante sólo origina el 20% de sus efectos. En otras palabras, que tan sólo (aproximadamente) el 20% de tus tareas representa un total del 80% del beneficio (fruto, provecho, como quieras llamarle), en cambio el 80% restante de tareas sólo te reporta un 20% de beneficio. ¿Qué quiere decir eso? Pues que de todas las tareas y actividades (relacionadas con tu trabajo) que haces durante el día sólo el 20% de ellas vale la pena. La idea es que a ese 20% de tareas dediques tus mejores energías para optimizar el beneficio que saques. Son aquellas tareas clave las que deben ser el pilar central de cada bloque. Ahora bien, el resto de tareas (80% menos fructífero) muchas veces también hay que hacerlas. En el caso de que esas otras tareas o actividades no puedan ser eliminadas o delegadas a otro para que las haga, las tendremos que hacer nosotros mismos, aunque dedicándoles menos tiempo y esfuerzo. Y, a poder que se pueda, se harán todas juntas, una seguida de la otra agrupadas en un bloque especialmente creado para ellas. Es como si fuera un “basurero” donde van a parar todas las tareas poco relevantes. En cambio, el 20% de supertareas restantes son las estrellas de la obra.

Combina la Técnica de División del Tiempo en Bloques con la Ley de Pareto y no tan sólo tu productividad mejorará notablemente sino que además, y más importante, el rendimiento que de ella sacarás será muchísimo mayor.

Consejos a tener en cuenta en la aplicación de la Técnica de División del Tiempo en Bloques

1. Para mí la mejor división de tiempo es repartir el día en tres partes y destinar cada una a una tarea, o bien destinar la mañana a una tarea, la tarde a otra y la noche a retocar o repasar alguna de las dos tareas hechas anteriormente. La partición de tres bloques es ideal porque es una división que nosotros mismos hacemos de forma natural por la ingesta de comidas, por lo que nos costará menos diferenciar un bloque de los otros. Por lo tanto, después del desayuno empezaría un bloque, después de la comida otro bloque y, por último, después de la cena el tercer bloque. Este es el sistema que yo más aplico.

2. Entre bloque y bloque tienes que descansar un mínimo de 1 hora, aunque lo recomendado son 2 horas. ¿Por qué? Por dos motivos: (1) tu cuerpo y mente necesita alimentarse y descansar; y (2), es importante que entre bloque y bloque haya un espacio de tiempo significativo para que los bloques se diferencien con claridad. Diferenciar los bloques con claridad es una cuestión psicológica que nos ayuda a apartar de nuestra mente lo trabajado en el bloque anterior, durante ese tiempo interiorizaremos lo aprendido mientras descansamos, y nos permitirá concentrarnos plenamente en la nueva tarea.

3. Reparte las tareas correctamente en sus bloques correspondientes. ¿Cómo se reparten las tareas correctamente? Debes atender a estos criterios: (1) dificultad de las tareas a realizar; (2) cantidad de tiempo destinado a cada bloque; y (3), tu nivel de concentración en cada uno de esos bloques de tiempo (es decir, en qué bloque eres más productivo). Una vez hecho esto, destina cada tarea a su correspondiente bloque.

¿Cómo aplicar esta fórmula?

Lo primero de todo es establecer una gradación de la dificultad de las tareas a realizar, es otras palabras, cuál te cuesta más. A mí me gusta hacerla del 1 al 4, siendo 1 chupado y 4 muy difícil o que, simplemente, no se te da nada bien. Si no sabes de antemano la gradación prueba cada tarea y puntúalas. Según el ejemplo anterior, para mí es Mates 3, Física 3 y Dibujo 2.

Lo segundo es repartir el tiempo de que dispones para acabar las tareas en los bloques que hayas decidió hacer. En el ejemplo anterior, primer bloque, 4 horas por la mañana; segundo bloque, 5 horas por la tarde; y, tercer bloque, 3 horas por la noche.

Lo tercero es determinar tu nivel de concentración en cada bloque de tiempo. Es  decir, en qué momento eres más o menos productivo. Yo, por ejemplo, antes era más productivo por las noches, ahora en cambio lo soy por las tardes. Por lo tanto, en mi bloque de la tarde es cuando doy lo mejor de mí mismo. Es en ese bloque, por consiguiente, donde debo de destinar aquel bloque que me resulte más  difícil.

El último paso es destinar a cada bloque su correspondiente y adecuada tarea. ¿Cómo? Deduciéndolo de aplicar los tres pasos anteriores. Las tareas más difíciles deben ir destinadas a los bloques que representen una mayor cantidad de tiempo y a aquellos bloques en los que estemos más concentrados. En cambio, las tareas fáciles deben destinarse a los bloques más cortos en duración y que nuestro nivel de concentración no sea óptimo. No nos engañemos, difícilmente tendremos 12 horas de concentración óptima, sino que más bien tendremos altibajos que variarán según la persona, y que afectan considerablemente a nuestra productividad.

Potencial de posibilidades de la Técnica de División del Tiempo por Bloques

La Técnica de División del Tiempo por Bloques no se agota en la fórmula que yo he planteado arriba, sino que las variables de aplicación son muchas. Sírvete de los principios arriba enunciados y adapta la técnica a tus capacidades personales, a tus necesidades y a tu tiempo disponible. Por ejemplo, aunque esta técnica está especialmente pensada para llevar a cabo varias tareas importantes en un mismo día, también se podría crear un bloque diario para realizar todas aquellas pequeñas tareas o poco importantes que van apareciendo y, con ello, evitar que se acumulen y nos distraigan de lo que realmente es importante. Aunque, como ya dije, yo prefiero trabajar con bloques grandes de tiempo (bloques de unas 3-4 horas), también cabe la posibilidad de hacer bloques más pequeños y más numerosos repartidos a lo largo del día. En el caso que decidamos crear mucho bloques yo recomiendo que se detallen en una hoja de papel. Deberían ponerse primero los bloques numerados en una lista vertical, a su lado la franja de tiempo de cada uno y, por último, sus correspondientes tareas. Con esto sabremos que hemos de hacer en cada momento y nos mantendremos firmes según lo planeado en la hoja.

Como ya digo, las posibilidades de aplicar la Técnica de División del Tiempo por Bloques son muchas, y su eficacia la he visto probada durante muchos años. Ahora, compañeros y compañeras de andanzas, os toca a vosotros aplicar esta técnica según vuestro criterio. Estoy convencido de que si la aplicáis de una forma sistemática cada día vuestra productividad aumentará considerablemente. Implantad este buen hábito y el éxito está asegurado.

No dudéis en comentar abajo vuestra opinión acerca de esta técnica. ¿La habéis aplicado? ¿Os ha funcionado? Compartir vuestras experiencias. También podemos hablar de ellos via Twitter.

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