Ya seas jefe de grupo, empleador o soldado raso te habrás dado cuenta que la mañana pasa sin ser productiva. Muchas horas en la oficina pero el trabajo no sale o sale a duras penas.
¿Sabías que la mañana es el momento del día en el que en teoría se debería ser más productivo en el trabajo? No en vano es cuando estamos más frescos tanto física como mentalmente.
Después de comer entra el sueño, las horas pesan y la caída del sol anuncia el momento de retirarse a casa. Tener horas basura o improductivas por la mañana tendría que ser delito y es un lujo que ninguno de nosotros nos podemos permitir.
A continuación te doy una serie de técnicas para que las mañanas en tu empresa sean un elogio a la productividad.
La mañana es del silencio
Para ser productivo en el trabajo hay que estar concentrado, y para estar concentrado hace falta silencio. Tan fácil como eso. No sé tú pero yo si empiezo a escuchar gente hablando, interrupciones de compañeros que me comentan la jugada, ruidos de teléfonos sonando, y demás distracciones sonoras, difícilmente me concentraré y mi productividad caerá en picado. Pocos son los agraciados con el don de concentrarse con distracciones a su alrededor. La idea detrás de esta técnica es que la mañana le pertenece al silencio. Sí, sé que suena todo un poco místico pero lo que quiero decir con esto es que durante las horas de la mañana en las que debe haber máxima concentración el silencio debe reinar en el ambiente de tu puesto de trabajo.
La jornada laboral perfecta
La jornada laboral perfecta está compuesta de cuatro fases diferentes. Ajusta esta información a las horas de tu propia jornada laboral.
1. La mañana (9 am a 1-2 pm)
Es el momento de concentrarse y sacar trabajo adelante. La energía está en su punto máximo del día y eso hay que aprovecharlo. Además, la mente está fresca y las ideas claras. No habrá mejor momento que este para ser productivo. Es el momento ideal para hacer las tareas más complejas o pesadas del día.
2. Después de comer (4 pm a 5 pm)
La concentración está en su punto más bajo de la jornada. Por más ligera que haya sido la comida la digestión hará que nos entre sueño. Además, el desgaste de la mañana ya empieza a pasar factura. Ahora es momento de hacer tareas de mínimo esfuerzo o que requieran una mínima concentración. Es un buen momento para lidiar con e-mails, llamadas telefónicas y otras tareas que te sean llevaderas o fáciles de hacer.
3. A media tarde (5 pm a 6 pm)
El sueño se pasa y el descanso que nos reporta hacer tareas de mínima concentración hacen que las energías y la lucidez vuelvan. Ahora es un buen momento para terminar o pulir las tareas que hemos hecho esta mañana. Haz aquellas tareas que requieran una exigencia media, ni mucha ni poca :D.
4. Acaba la jornada (6 pm a 7-8 pm)
El sol ya hace algún rato que empezó a abandonar su puesto y lo mismo deberíamos estar haciendo nosotros. Esta hora es comúnmente conocida como la hora basura, pues ya nadie tiene ganas ni fuerzas como para hacer ninguna tarea compleja. El desgaste del día pasa factura y lo único que queremos es que llegue la hora para irnos a casa. Mi recomendación es que transformemos esta hora basura o improductiva en una hora productiva pero en tareas que requieran muy poca concentración. Tú sabrás que tareas tienes pendientes que puedes hacer sin mucho esfuerzo. Ahora es momento de ser productivo con tareas de baja exigencia.
Nota: Cabe decir que para mí la jornada perfecta es aquella en la que te vas a casa una vez has acabado tu faena. Yo no soy partidario de alargar las jornadas de trabajo artificialmente y tener a los trabajadores perdiendo el tiempo o cruzados de brazos. ¿Cuántos trabajadores harán ver que trabajan o alargarán innecesariamente la terminación de una tarea? Muchos. Tampoco soy partidario de la frase: “siempre hay algo que hacer, o sea, que si no haces nada es tu falta”. ¿Por qué? Pues simplemente porque el trabajador no tendrá ningún incentivo en ser productivo. Lo ideal es que cada uno sepa los resultados que debe conseguir en un plazo de tiempo determinado y cada día tenga asignados (por él mismo o por su jefe) unos objetivos claros. Una vez terminados, si no hay nada más que hacer de valor, es mejor que se vaya a casa a descansar para que mañana pueda madrugar (guiño al mítico anuncio de la familia Telerín).
Cómo conseguir un silencio absoluto en tu centro de trabajo
La hora del silencio
¿Sois un grupo en el que todos tenéis voz y voto? ¿Eres el jefe de grupo o empleador? Plantea a los demás que de 9 a 10 tiene que haber silencio absoluto y 0 distracciones. Cómo si se tratara de un juego o experimento plantéalo a los demás y ponedlo en práctica. Si se pretende que sea efectiva la hora del silencio debe de considerarse sagrada. Nadie pueda hablar con nadie, salvo fuerza mayor o necesidad imperiosa. La idea es que mientras dure la hora del silencio todos tenéis que centraros en sacar trabajo adelante.
La mañana del silencio
Cuando la hora del silencio se convierta en un hábito y todos los trabajadores la apliquen de buen grado se empezarán a notar los beneficios: mucho más trabajo hecho en menos tiempo que antes. Una vez se habitúen a la hora del silencio es el momento de probar con las dos horas del silencio. Más adelante lo amplías a tres horas. Entonces, una vez se acostumbren lo amplías a cuatro. Cada dos horas estaría bien dejar 20 minutos (no más) de tiempo muerto en el que se permitiera hablar entre los compañeros.
Dependiendo de los resultados y del feedback que recibas de los trabajadores puedes aplicar la mañana del silencio todos los días de la semana o tan sólo uno. Tú verás según convenga.
No recomiendo aplicar la técnica del silencio por la tarde
La tarde, como ya he explicado más arriba, se ha de destinar a tareas menso productivas que las de la mañana, por lo que el silencio no es tan necesario. Para hacer tareas de media o baja exigencia la concentración que se necesita se puede conseguir sin que haya un silencio absoluto.
Cómo lidiar con los teléfonos sonando y la gente hablando por ellos
Lo ideal es que no haya teléfonos encendidos o con volumen mientras dure la mañana del silencio. Sólo se pueden conectar o utilizar en los descansos que hayas marcado. Si eso por lo que sea no es posible (cosa que dudo) pues yo aplicaría dos medidas de contención: (1) los móviles tienen que estar en modo vibración; (2) habilitar una sala cerrada para hablar por teléfono. No es algo tan difícil de hacer y es muy efectivo para mantener el ambiente de silencio y calma en el centro de trabajo. Eso de todos paseando y hablando por el teléfono sin que le importe si molesta al de al lado es un atentado en toda regla a la productividad en el trabajo. Corta de raíz esos malos hábitos, al menos mientras dure la mañana del silencio, o el barco acabará por hundirse.
Si el silencio en el centro de trabajo es imposible haz que cada uno se cree el suyo propio
- Invita a tus trabajadores a usar tapones para los oídos. Que se traigan los suyos o, mejor aún, tenlos tú disponibles para quien los necesite. No compres eso amarillos de espuma, no valen para nada. Son de usar y tirar y no ganarás para tapones. Compra esos que son más alargados (por si te sirve, yo compro unos en la farmacia de la marca Moldex).
- También puedes optar por usar un casco/orejera anti ruido, como en la Fórmula 1 o en los aeropuertos. No son muy caros pero sí efectivos.
- Por último, el uso de auriculares con música relajante a un volumen bajo puede ayudar a atenuar el ruido del exterior. Yo es un recurso que utilizo mucho cuando escribo. Últimamente escucho bastante a Harold Budd y Brian Eno. Aquí os dejo una lista bastante completa de música relajante de calidad.
Y dicho esto te invito a que apliques estas técnicas en tu centro de trabajo y me remitas los resultados. Estoy convencido de que si logras que se respete el silencio acordado la productividad no puede hacer otra cosa que mejorar y mucho. Es de cajón.
¿Y tú qué opinas? ¿Cómo es un día normal en tu centro de trabajo? ¿Reina el silencio o el caos? ¿En qué momento del día eres más productivo?
